Normativa

  1. General.
  2. Peticionarios.
  3. Material bibliográfico.
  4. Facturación.
  5. Proyectos de investigación.
  6. Cierre del ejercicio económico.

 

1. General

Para la compra de material bibliográfico de la Universidad de León, la Unidad de Adquisiciones seguirá los siguientes parámetros generales:

    • Todo el material bibliográfico comprado en la Universidad de León deberá ingresar a través de la U.A.
    • La solicitud de compra de una obra se realizará a través del formulario de compra de material bibliográfico.
    • No está permitida la compra directa por parte de los usuarios, a excepción de los Proyectos de investigación
    • Corresponde a la U.A. la adjudicación del proveedor adecuado para cada compra, en razón de criterios de calidad, economía y rapidez en el servicio.
    • La U.A. no tramitará facturas cuyo material no se haya recibido físicamente en la Unidad.

 

2. Peticionarios

Pueden solicitar la compra de material bibliográfico:

  • PDI: Los usuarios autorizados por su director de Departamento. La relación de personal docente autorizado se actualiza cada año.
  • PAS: El personal de administración y servicios de la ULE podrá solicitar la compra de material cuando sea necesario para el desarrollo de su trabajo y tenga un fondo económico que le dé cobertura.
  • Estudiantes: Los estudiantes de la ULE formularán sus solicitudes y sugerencias de compra a través de las desideratas que gestionan las bibliotecas de cada centro.

 

3. Material bibliográfico

¿Qué se puede comprar?
Se pueden adquirir documentos en todo tipo de soporte (libros y revistas, patentes, normas, discos compactos, material gráfico y audiovisual, bases de datos, etc.)

¿Qué materiales no se pueden comprar?
Están excluidos de compra  los números sueltos no monográficos de publicaciones periódicas, las partes de documentos, los programas de ordenador o cualquier  tipo de software,  y los materiales electrónicos que, por causas de los DRM (Digital Rights Management= Gestión de Derechos Digitales)que posean, no puedan ser adquiridos legalmente por la ULE.

Para optimizar los recursos económicos y la vigencia del fondo bibliográfico de la ULE, la U.A.:

  • Recomienda la compra de material actualizado.
  • Se reserva la decisión de tramitar reiteradamente la petición de obras agotadas y/o descatalogadas.
  • No tramitará con cargo al presupuesto de la Biblioteca Universitaria ningún material que se ofrezca de forma gratuita y legal en la red.

 

4. Facturación

Desde el 15 de enero de 2015, los organismos oficiales estamos obligados por leyprocesar de forma electrónica las facturas de importe igual o superior a 5000 €. En el caso de las  facturas en papel de importe superior a 400 €, los proveedores deberán ingresarlas a través del  Registro General de la ULE.

En todas las facturas tienen que aparecer obligatoriamente una serie de datos normalizados con sus correspondientes códigos:

  1. Universidad de León   U00900001
  2. Servicio de Gestión Presupuestaria y Contable   GE0002288
  3. Unidad Tramitadora (código correspondiente)

Todas las facturas, independientemente de su cauce de entrada, se recibirán en la U.A. junto con el material reflejado en ellas. Se comprobarán, sellarán, firmarán y serán enviadas a las Bibliotecas de Centro, que las remitirán a la Unidad Tramitadora  correspondiente.

Estas facturas deberán ser abonadas lo antes posible para evitar tanto las reclamaciones de pago por parte de los proveedores como la solicitud de nuevas facturas con fecha actualizada, lo que además de suponer trabajo añadido para todo el personal  implicado, daña la  imagen interna y externa de la ULE.

Para ayudar al buen funcionamiento de esta tarea, la U.A. enviará semestralmente la especificación de gasto y los datos de facturación a las diferentes Bibliotecas y Unidades pagadoras de la ULE

Las facturas tramitadas por la Unidad de Adquisiciones en tiempo y forma que sean reclamadas por los proveedores por no haber sido abonadas dentro de un plazo razonable, pasarán a ser responsabilidad (en lo concerniente a la nueva petición de originales) de la Unidad pagadora responsable.

 

5. Proyectos de Investigación

Únicamente en el caso de los proyectos de Investigación  los profesores investigadores tendrán la doble  posibilidad  de realizar la compra  de material bibliográfico de forma directa o, siguiendo el cauce habitual,  a través de la U.A.

En el caso de compra directa, el profesor investigador deberá presentar en la U.A. la factura con la totalidad del material incluido en ella.  La U.A. procederá al sellado y firma de la misma.

 

6. Cierre del ejercicio económico

La unidad de Adquisiciones tendrá como referencia para el cierre presupuestario  anual la fecha establecida por la Gerencia.

No podemos garantizar que las facturas lleguen antes de la fecha establecida por Gerencia para el cierre del ejercicio si las peticiones de compra no se realizan con un plazo de antelación previamente establecido (30 días para los fondos extranjeros y 15 días para los nacionales).

Sugerimos que se anticipen las peticiones previstas para saldar el cierre del ejercicio y, en su caso, soliciten la facturación para el año siguiente de aquellas cantidades que rebasen el presupuesto.

No se tramitarán facturas adelantadas para que las distintas Unidades pagadoras puedan gastar los saldos positivos de sus ejercicios económicos

Las facturas tramitadas por la U.A. dentro del plazo establecido por la Gerencia que no puedan ser  abonadas dentro del ejercicio económico de año pasarán a ser responsabilidad de la Unidad pagadora correspondiente.

 

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *